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【超级时间倍增术】学会这5步,你会有更多时间来生活

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更新于2021-06-14 09:57:15

428 MB

类型:管理

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【超级时间倍增术】学会这5步,你会有更多时间来生活


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 你有没有过:忙到脚不沾地,连吃饭、上厕所的时间都没有?你是不是总觉得时间不够用?你是不是明明做了很多事,却发现该做的,却还没做?于是,你尝试对时间进行管理。

网上随便一搜,你惊讶地发现,竟然有许多时间管理方法,比如:番茄工作法、柯维四象限时间管理法、德鲁克时间管理法等等。

再一搜时间管理软件,发现也有不少,比如:小日常、计划清单、达目标、时间规划局等等。这么多的选择,真让人感到眼花缭乱,无所适从。选择太多,也是一种痛苦,那么有没有科学、有效的时间管理好方法呢?

《超级时间倍增术》

罗里·瓦登也曾经是一个忙得要死的“时间管理困难症”患者,但是他不甘沦为时间的奴隶。于是他进行了各种研究和调查,并结合自己的亲身经历,终于发明了“时间聚焦漏斗模型”,并提出了5条管理权限,总结出5条时间倍增策略。他把这些实用有效的方法写了下来,也就是这本《超级时间倍增术》。

《超级时间倍增术》

本书中的时间管理理论,被罗里·瓦登的员工们日复一日地践行着,同时这些让时间倍增的方法,也经由罗里团队,传授给企业客户们,这些客户遍布全球27个国家,有家族自营企业、也有美国新闻集团这样的集团企业。

作为自律策略专家罗里,在全世界进行演讲,告诉人们如何通过自律实现人生目标,他的“罗里·瓦登的每日纪律”被评为美国最受欢迎的25大博客节目之一。

值得一提的是,他的关于行动力的处女作《通往成功的七级台阶》,荣登《华尔街日报》《今日美国》畅销书榜单的第一名,并被翻译成了十多种语言,畅销多个国家。

从罗里·瓦登的经历中,不难看出,他的“时间聚焦漏斗模型”,经受住了无数人次的实践论证,并且经由“自律”和“成功”这两个要素的催化和锤炼,使得这个模型更具有实操性。

作者罗里·瓦登

一.关于时间管理的思考方式

本书作者罗里经过8年时间,与27个国家的7000支团队的合作和全程跟踪,及研究了2700名学员的6个月日常生活,他发现:大部分人对于时间管理的认知都是错误的。

这个事实非常让人震惊,下面就来看看,我们经常会犯哪些时间管理的认知错误呢?

震惊

错误一:不工作就幸福了

近些年,“财务自由”这个词很火,人们认为一旦实现了财务自由,就能想买啥就买啥,想干嘛就干嘛,就可以不工作了,而不工作就是幸福人生。罗里认为:“把不工作当作人生终极目标”“工作越少,幸福越多”,都是错误的。

权威调研机构“尼尔森”调查显示:65岁以上的人,平均每天看电视时间高达7小时。这种不工作,无所事事,只能以看电视来打发时间,真是一种很糟透的状态。工作如同爱情、友情和亲情,它能充实生活,能让内心满足,能带给我们快乐。

时间倍增大师们的特征就是把工作当作极致的享受。想让时间倍增,我们就要学会享受工作,爱上工作。

错误二:平衡地分配时间

时间管理专家会建议我们:要把握好工作和生活之间的平衡。当我们把自己的才能、金钱、时间或精力,平均分配到事业或家庭后,结果就是哪头都没做好。“时间平均分配”就是个效率低下的策略。

我们要打破平衡,在短时间内把资源集中起来,投入到一件事情中,才能达到效果。是的,只有“不平衡”才能创造理想生活。罗里把这个过程称为“季度”,也就是在这个季度里,集中做一件事情。

举个例子,如果一个人体重高达100公斤,如果每周只锻炼半个小时,那么永远都别想瘦下来。他应该抽出时间来,每天锻炼一个小时,这样才有可能瘦身成功。

减肥

再比如,一个新创企业的老板,如果每周只工作半个小时,那真要为这家企业的前途捏把汗了。“起得比鸡早,睡得比狗晚”的老板,才有可能让企业获得成功。

这种不平衡的妙处还在于,当这个“季度”结束后,你就会升上一个台阶,并很容易就保持住这个好成绩。也就是说,我们只需要在短时间内加倍努力,就能拥有充足的时间了。

回到前面的例子,当减肥成功,那么每周锻炼半小时,就能保持住好身材了。同样,当事业步入正轨,那么只要用极少时间,进行一些必要的管理,确保员工各司其职,就能让企业健康向上发展。这时,你就有充足时间去做其他事情了。

错误三:正确地做事,做正确的事

很多人以为只要正确地做事,而且做着正确的事,就会有好的结果。即使忙活半天,没有任何收获,也可以用“我在拼命工作了”“我已经很忙碌了”来安慰自己。这种“忽略结果,把注意力放在做事上”的观点也是错误的。我们必须明白,让“时间倍增”与“能否把事情做好”没有关系,而是跟“结果”相关。

对成功者而言,“正确地做事”和“做正确的事”,并不重要,他们是根据自己的工作成果,而不是工作时间来获取报酬。

比如,管理层只要做对了决策,就可以得到丰厚的年终奖励或分红。再比如,风险投资人只要判断准确,就有机会获得巨额回报。我们要成为时间倍增大师,就不应该执着于自己做了什么,而应该关注自己得到了什么?

错误四:充分利用时间,更快地工作,处理更多的事情

一般来说,面对超负荷的工作,我们会怎么做?有的人会以为“只要加快速度,同时拉长工作时间,就能处理好一切。”没错,效率和时间,确实能暂时解决工作量巨大的问题,但是你要知道,等着你去做的事情,永远比已经完成的事情更多。

所以,效率对我们的帮助是十分有限的。这种一维思考模式所导致的结果,就是我们仍将长时间、超负荷地工作。这就像一条没有终点的赛道,没有赢家,只有不停地跑下去。在有限的时间里,激发自己最大的潜力,根本无法解决问题。

《超级时间倍增术》封面

罗里揭示了这样一个真相:世界上根本不存在时间管理,只存在自我管理。是啊,我们无法控制时间,无法让时间启动或停止,加速或放缓。无论我们做什么,时间都是按照自己的脚步,滴答滴答走着……。

所以说,我们根本没有办法管控时间。但是,我们可以管理自己,可以决定做哪些事,不做哪些事。我们可以选择专注于做某件重要的事,也可以选择放任自己沉迷于各种诱惑中,或者轻易被各种事所干扰。

既然我们认可了时间是无法管理的,我们能管理的只有自己,那么一种新的策略就诞生了:排列事物的优先顺序。我们在文章开头提到的“柯维四象限时间管理”的创始人史蒂芬·柯维博士提出:一切的关键,不在于你如何按照优先顺序排列日程表上的事情,而在于你如何安排自己的优先顺序。

柯维博士创造了一个二维模型,在时间分配上,引入了“重要性”和“紧急性”,用以帮助我们思考如何进行时间分配,如何把精力集中到最重要的事情上。他把这个模型命名为“时间管理优先矩阵”。

史蒂芬·柯维

我们很清楚,应该优先去做重要的事情。可是,紧急的事情却成为了一个大难题,让我们很挣扎,明明不重要,但是紧急啊!比如:一个难缠的客户拉着你,巴拉巴拉说个不停,你总不能扔下他,一走了之吧。为此,我们很多人成了“救火队员”。

这里不得不提到罗里的新式拖延症,他命名为“优先权稀释综合征”。这种拖延症与传统的拖延症不同,不是懒惰,更不是自由散漫,而是把注意力集中到了无关紧要的事情上,造成重要的事情一拖再拖。

罗里研究发现,每个上班族在开始实质性工作前,要花3个小时来处理日常杂事。中高层管理者每个工作日要处理116封邮件。

“优先权稀释综合征”对那些工作能力强,具有高度责任心的高效能人士产生的影响就更大了。

一方面,他们试图把工作做到最好,会耗费很多时间,另一方面,因为他们的出色,领导就会把更多的难题扔给他们,让他们去挑更多的大梁。能者多劳嘛!于是,他们越努力,越付出,就会有更多的火,等着他们去灭,无休无止。

你是否也有同样的感觉?有时候面对无穷无尽的工作,感到精疲力竭,恨不得直接向老板递交辞职报告。你心里甚至还会怀疑:是不是因为自己能力不够,所以在有限的时间内完不成工作呢?难道一辈子就这么忙碌和折腾吗?

现在好了,你不用再苦陷焦虑了,罗里发现了让时间倍增的秘密,你也可以做到!下面就进入到本书的关键部分——教你如何让时间倍增的策略和管理权限。

二.5条管理权限和5种时间倍增策略

本文开头,我就提到了罗里自创的“时间聚焦漏斗模型”。

那么什么是“时间聚焦漏斗模型”呢?就是把任务收集到一个漏斗中,然后通过层层筛选,最终到达自己手里。这种漏斗的模式,能够把你的时间聚焦起来,从而实现时间倍增的效果。

这个漏斗分成5层,每一层会有一条权限和一种策略。策略我们很容易理解,那什么叫做权限呢?前文中我们说过了,罗里认为根本无法对时间进行管理,而只能对自我进行管理,他发现世界上最成功的人,在进行自我管理时,给了自己一个我们从来没有意识到的东西,那就是权限。

5条权限决定了做什么,以及不做什么的标准。我们只要给自己设置了这5条权限,并按此进行时间分配,就能让时间倍增。

01.第一层:忽略的权限与消除的策略

援引雕塑家米开朗基罗说过的一句很著名的话:“雕像本来就在石头里,我只是把不要的部分去掉。”《小王子》的作者圣埃克苏佩里也说过一句类似的名言:“完美并不意味着再没有什么东西可增加,而是再没有什么东西可删减。”事实上,我们总想着要锦上添花,不断地要得更多。

如果我们换一种思考方式,学会做减法,就会发现,一下子多出了好多时间。有时候我们之所以被一些琐事牵绊,是因为被自己“有始有终”的习惯所累。

我们必须要知道:成功的关键不在于我们完成任务的数量,而在于完成任务的结果。如果完成这些琐事,并没有什么意义,那么就不要去做。

举个例子,价值数十亿美元的理诺公司总裁罗恩,他高效工作的哲学之一,就是减少不必要会议的时间。他制定了一条关于会议的规定,就是一方面是严格限制参会人数,另一方面把会议上讨论、决策后的结果写成邮件,发给其他需要知情的人。

这样,原本需要90个人参加的会议,现在只需3个人参加,没参会的人等着收邮件,知晓结果就行了。这样一来,一下子节约出了大量时间。这就是消除策略,也就是减法策略。

做减法

这个减法策略确实不错,但是也不容易做到。不过,我们可以授予自己“忽略的权限”,就是直接忽略、删除、消灭或摆脱某些事。你可以从这3方面来考虑,是不是要做这个事情。

比如:只是因为不做会内疚;只是因为害怕得不到期望的结果;只是觉得自己有义务回应他人的要求。如果这3条中的任意一条,是你去做这件事的唯一理由,那么就忽略这个事情。

我们要学会忽略,学会问问自己,不管这个任务的话,我是否也能过得好好的?如果答案是“是的”,那么就对它说“不”,而把“好”留给重要的、有意义的,能创造出更多时间的事情上。

02第二层:投资的权限与自动化的策略

在当今这个高强度、高节奏的环境中,我们解决问题的方法,应该从“人工手动”升级为“系统自动化”。自动化不仅可以把人从繁复的工作中解放出来,使你摆脱重复输入和计算的麻烦,为自己节省下大量的时间,还能够极大地提高效率,获得丰厚的回报。这就是自动化策略。

为了实现自动化,初期投入的时间和金钱,可能会让你犹豫不决。但是,因为没有把某些事情自动化,而采用人工操作所占用的时间和金钱,却是相当可观的。不肯进行自动化改革,就相当于你把钱死死攥在手里,迟迟不去投资。

投资

拿今天的钱,去换时间,那么你明天的时间就会增加,后天、大后天,直至今后每一天的时间都在增加。自动化会365天乘24小时,为你工作,帮你节省出无穷多的时间。所以,你需要给自己投资的权限,该出手时就出手,这笔投资所带给你的回报绝对是超值的。

比如:公司重建销售系统花费了一大笔钱,但这笔投入,与未来几年的销售业绩增长相比,简直是不值一提。再比如:一个大型企业重塑商业系统,实现自动化办公,投入了数百万美元,但最终得到的可能是数十亿美元的回报。

03.第三层:不完美的权限与委派的策略

在说委派这个策略前,我先给你做道选择题。有一项任务,如果由你这样的专业人士去做,只需5分钟。如果你教会别人,需要花费150分钟。那么你会选择自己做,还是教别人做?自己做。

我再增加一个条件,这个任务是你每天都要完成的,现在你会选择自己做,还是教会别人做?这回你犹豫了下,可能会选择教别人。恭喜!你选对了。

告诉你一个让时间倍增的小秘诀,那就是“30倍法则。也就是说,在决定是否应该把某项任务委派给他人时,应该遵循30倍法则。

发明这条法则的教授之所以定义为30倍,是因为把你完成工作所需要的时间放大30倍,一般情况下,是足以教会对方了。当然,我们没有必要一次性投入150分钟,可以把150分钟分配在一段时间里,帮助下属逐渐掌握这项技能。

你可能还在犯嘀咕,花30倍的时间教会别人,到底是否值得。我来给你算笔账。如果一项任务每天需要5分钟,一年按250个工作日来算,那么一年下来,你就需要花1250分钟在这个任务上。

如果你愿意花150分钟,去教会另外一个人来做,那么一年你将省下1100分钟。这1100分钟除以你投入培训的150分钟,你的时间投资回报率是733%。是不是很惊人的回报?况且5分钟的工作,需要150分钟才能教会吗?30倍是极限时间了,事实上,所花费的时间只会少于30倍,那么这个投资回报就更高了。

教会别人

聪明的你,现在可以把“我自己做会更快,何必浪费时间教别人。”这种思维模式踢出大脑了。这就是委派的策略:借他人之力把事情做好,从而为自己创造出更多时间。

当你通过委派,为自己赢得了更多的时间,接下来就要谈谈委派工作的核心难点了,那就是完美主义。我们总不放心别人做事,所以事事亲力亲为。诸葛亮不就是让自己的完美主义给累死的吗?

你必须赋予自己不完美的权限,别指望下属一开始就做得跟你一样好。给点耐心,渐渐的,他会做得越来越好。记住:要善于把工作委派给他人,也要允许不完美的做事效果,给他机会成长,也为自己赢得更多的宝贵时间。

04.第四层:不完成的权限与拖延的策略

我们都知道“世界上唯一不变的是变化本身”,所以采取行动的时间就很关键了。比如,你把所有的积蓄都拿出来,买了一辆跑车。过几天,你的好友因为急需用钱,打算以极低的价格出售房产,而你买车的钱,足以支付这笔首付,但现在却只能眼巴巴地错过这个好机会了。

再比如,你费劲心血,连着熬了几个通宵,提前完成了一个项目方案。当你喜滋滋地把方案交给老板的时候,老板惋惜地告诉你,这个项目黄了。你竟然白忙活了,你是不是忿忿不已。

这些意外的变动,能把人折磨得死去活来。罗里也经常深受其害,直到他听到这么一句箴言:我不会轻易动手做某项工作,除非到了非做不可的时候。这句话改变了罗里。罗里字典里的“早”,现在变成了“风险”,而“最后一分钟”则代表“准时”。

过早采取行动,相当于你把明天的时间,挪到了今天。这不仅不会让你赢得更多时间和胜算,而且还增加了意外变动的风险。这种有意把事情拖到最后一分钟的做事方式,就是拖延策略。

行动

可是有的人担心行动太晚,会错过机会或造成失误,于是他们心里会有压力,这股压力不给他们喘息的机会,逼迫着他们不断加速,再加速。虽然最终他们会搞定很多事情,但也会让他们精疲力尽。所以,我们需要给自己赋予“不完成的权限”。

不完成又如何?天也不会塌下来。要知道,工作永远也做不完,有的事情看似完成了,实际上可能只是刚刚开始。我们要学着放弃掌控一切的想法,耐下性子,学会等待最合适的时机,并以一种舒适的速度,愉快地前进,惬意地生活。

05.第五层:自我保护的权限与专注的策略

其实,模型的每一层都有一个检查点,以确保所有事情都在正确的轨道内。在消除阶段,检查点的问题是:不管这个任务的话,我是否也能过得好?在自动化阶段,要问的是:这项任务可以被系统化吗?

在委派阶段的问题是:这项任务可以交给他人吗?在拖延阶段要问的是:这项任务可以等一等吗?如果这4个问题的答案都是,那么现在就是执行这个任务的最佳时间点了。

在前4个阶段,我们赢得了不少时间,现在是时候,撇开所有其他事情,全神贯注、竭尽全力去做这件最有意义、最重要的任务了。请立刻动手,采取行动,必须专注,必须坚持,必须咬紧牙关!这就是专注的策略。

但是,为了不让别人失望,为了不让别人以为我们自私小气,为了不让别人把自己当作无用之人,我们可能会有求必应,结果我们的时间被无限占用。记住,别再广发“好人卡”了,这只会使时间被无穷浪费,尤其是在你专注地在完成重要任务时。这就需要我们赋予自己“自我保护的权限”了。

拼搏

自我保护的权限,让你不受干扰,不再分心,暂时忽略小事,而把全部精力集中于大事。现在不断的加倍努力吧,之后就能拥有完全的自由时间了。

敲黑板:你很重要,你能做一些他人做不了的事,这些事只有你能完成,你对他人最高义务,就是成为最好的自己。而你完成了这些大事,才不会让别人失望,才会让别人受益。

复盘

作者颠覆了我们习以为常的4个时间管理知识,分别是:不工作就是幸福;平衡分配时间;正确地做正确的事;充分利用时间,更有效率地处理更多事情。

成功者都是把工作当做享受,工作着,才能获得幸福感。在工作时,我们不能面面俱到,需要打破平衡,在某一段时间里,把全部时间和精力投入到某一项任务中。

同时,我们应该把关注点放在事情的结果上,而不是自己做了什么,即使这是件正确的事,你做得也正确。至于“提高效率和延长工作时间,努力完成更多的工作”,更是不靠谱。因为事情永远做不完,只有安排好事情的优先顺序,把时间分配给能为明天创造更多时间的事情上,才是正道。

《超级时间倍增术》思维导图

我们还学习了“时间聚焦漏斗模型”。

第一阶段,我们要擅长使用“消除策略”,给事情做减法,这可是5个阶段里,能省出最多时间的阶段。为了能贯彻好这个策略,我们要给自己忽略的权限,请无视那些不重要,可做可不做的事情吧,要勇敢说

第二阶段,就要用到“自动化策略”了。很多事情我们可以利用系统的自动化,为自己节省出大量的时间,带来不可估量的金钱回报,我们要给予自己“投资的权限”,千万别被初期需要投入的时间和金钱绊住,止步不前。

第三个阶段,要动用“委派策略”。从表面看,教会对方需要耗费不少时间,但是不算不知道,一算吓一跳,当你教会对方之后,你的时间投资回报率是733%哦。当然别人做,开始时,肯定没有你自己做得那么完美,所以我们要给自己不完美的权限

第四阶段,我们要采用“拖延策略”,把事情拖到最后一分钟,这样就可以减少意外的变故。所以我们要授予自己“不完成的权限”,不完成也没什么大不了的。

第五阶段,最优的事项已经来到了你的面前,请专注,并全力以赴地去完成吧,这就是“专注策略”。这时务必要赋予自己“自我保护的权限”,别再当滥好人,让自己分心了。要学会说“不”,专注地完成眼前这件有意义的重要大事吧!

 
 

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